Skipulag

Skipulag er gjarnan vanmetið í rekstri fyrirtækja. Hið klassíska íslenska viðkvæði “þetta reddast” er ekki vænlegt til árangurs í fyrirtækjarekstri og skipulag og ferlar geta bætt reksturinn gríðarlega.

Við upphaf reksturs er mikilvægt að ganga frá öllum nauðsynlegum skráningum til skattyfirvalda. Eftir að Fyrirtækjaskrá hefur úthlutað lögaðila kennitölu þarf að tilkynna starfsemi til RSK eigi síðar en 8 dögum áður en hún hefst. Sameiginleg tilkynning er fyrir virðisaukaskattsskrá og launagreiðendaskrá, sjá eyðublað RSK 5.02.

Við skráningu á virðisaukaskattsskrá er rekstraraðila úthlutað virðisaukaskattsnúmeri og skal rekstraraðili innheimta og skila virðisaukaskatti af allri þjónustu sé hún ekki undanþegin sérstaklega. Ströng skilyrði eru sett fyrir nýtingu innskatts og mikilvægt er að kynna sér reglur um innskatt.

Við skráningu á launagreiðendaskrá er rekstraraðila skylt að standa skil á afdreginni staðgreiðslu, tryggingagjaldi og greiðslum í lífeyrissjóð og stéttarfélag ásamt öðrum rekstartengdum gjöldum. Einstaklingar með rekstur á eigin kennitölu þurfa að reikna sér laun eftir sérstökum reglum um reiknað endurgjald. Viðmiðunarreglur um reiknað endurgjald eru settar árlega af RSK og er skipt upp eftir starfaflokkum. Gott er að kynna sér reglur um hlunnindi en þau teljast almennt til skattskyldra launa. Sem dæmi eru skilyrði fyrir því að halda ökutækjastyrk og dagpeningum utan staðgreiðslu ströng, sbr. skattmat RSK.

Til þess að fyrirtæki geti hámarkað árangur sinn þurfa starfsmenn þess að þekkja hlutverk sitt. Skipurit er mikilvægt skipulagstæki sem auðveldar starfsmönnum að þekkja hlutverk sitt og boðleiðir innan fyrirtækisins. Til þess að skipurit geti þjónað tilætluðum árangri þarf það að vera skýrt og skiljanlegt og taka mið af stærð og umfangi rekstrarins. Gott getur verið að hafa útvistaða grunnþjónustu með á skipuritinu.

Í rekstri er í mörg horn að líta. Því er gott að nota verkefnalista eða sambærileg tæki til að halda utan um stöðuyfirlit verkefna og tímafresti. Góður verkefnalisti veitir góða yfirsýn yfir stöðu mála, dregur úr mistökum og getur bætt afköst. Eins getur góður verkefnalisti gert fyrirtæki kleift að veita góða og hraða þjónustu.

Fyrir þá sem selja þjónustu eru skipulegar tímaskráningar gulls ígildi. Gott er að skrá niður unna tíma daglega, annað hvort beint inn í verkbókhald eða annars konar tímaskráningarkerfi, t.d. í rafræna dagbók. Bókari gæti einnig, á grundvelli mánaðarskýrslu, skráð tíma inn í verkbókhald og keyrt út reikninga í kjölfarið. Lélegar tímaskráningar leiða til tekjutaps.

​Tímaskráningar geta einnig nýst í öllum atvinnurekstri til tölfræðiúttekta. Niðurstöður slíkra tölfræðiúttekta kann svo að vera hægt að nýta til þess að stuðla að aukinni framleiðni og hagkvæmni í rekstri.

​Ekki má gleyma ritun fundargerða á hluthafa- og stjórnarfundum þannig að allar mikilvægar ákvarðanir séu bókaðar. Þannig verður ákvarðanataka hnitmiðaðri og eftirfylgni virkari. Algengt er að aðilar muni ákvarðanir aftur í tímann með mismunandi hætti og þá er gott að hafa fundargerð til þess að eyða öllum vafa. Með sama hætti getur fundargerð verið nytsamleg í öðrum tilvikum, t.d. á viðskiptafundum.

​Mikilvægt er að gæta vel að tryggingamálum fyrirtækis. Skynsamlegt getur verið að leita tilboða frá fleiri en einu tryggingafélagi því iðgjöldin geta verið mismunandi. Að sama skapi er mikilvægt að leggja mat á helstu áhættuþætti í rekstri félagsins og fjárfesta í tryggingum til samræmis við það mat.

​Þeir sem selja  þjónustu þurfa sérstaklega að huga að því að gera samninga við viðskiptavini við upphaf verks, þar sem fram kemur m.a. verklýsing ásamt upplýsingum um verð á þjónustu. Mælst er með því að slíkir samningar séu gerðir skriflega til þess að tryggja sönnun. Skortur á (skriflegum) samningi leiðir oft til ágreinings sem endar oft með því að seljandi þjónustu þarf að veita afslátt af þjónustu sinni eða jafnvel fella niður reikning.